N'importe quel process, taillé sur mesure

Le critère

Si vous savez l'expliquer à un nouveau, ça s'automatise

C'est le test le plus simple, et il ne se trompe presque jamais. Si vous pouvez décrire à quelqu'un qui arrive : « quand ceci arrive, tu regardes cela, et selon le cas tu fais A ou B » – alors il y a un processus, et un processus se transcrit.

À l'inverse, ce qui relève du jugement, du flair commercial ou de la relation ne s'automatise pas, et nous ne le proposerons pas. La frontière passe là, pas ailleurs.

Au-delà du devis

Ce qu'on nous a réellement demandé d'automatiser

Les process les plus rentables sont rarement ceux qu'on trouve dans une brochure. Quelques familles, pour donner une idée de l'étendue :

• Planification et terrain – affectation des interventions selon la zone et les compétences, feuilles de route envoyées la veille, comptes rendus remontés depuis le téléphone.
• Achats et fournisseurs – seuils de réapprovisionnement, commandes préparées, accusés de réception pointés, écarts signalés.
• Ressources humaines – demandes de congés, suivi des habilitations et de leurs échéances, intégration d'un nouvel arrivant avec ses accès et ses documents.
• Qualité et conformité – contrôles périodiques rappelés, preuves photographiques classées, dossiers constitués automatiquement.
• Service après-vente – réclamations triées et routées, pièces commandées, délais suivis, relance du client quand la réponse tarde.
• Reporting – les chiffres que vous reconstituez à la main chaque mois, assemblés tout seuls.
• Archivage – chaque pièce produite ou reçue déposée sur votre stockage et rangée selon une règle. Voir archivage et classement.

Si le vôtre n'est dans aucune de ces familles, cela ne veut rien dire. La question n'est pas de le reconnaître dans une liste, elle est de savoir s'il suit des règles.

La méthode

On part de votre façon de faire, jamais d'un modèle

Il n'y a pas de catalogue ici. Deux entreprises du même métier ne traitent pas une demande de la même manière, et vouloir les faire entrer dans le même moule est le meilleur moyen de produire un outil que personne n'utilise.

Nous venons voir comment vous travaillez, y compris les contournements et les petites astuces que personne n'a jamais écrites. Ce sont souvent elles qui contiennent l'essentiel de l'intelligence du process, et elles ne figurent dans aucune procédure officielle.

Les mêmes garde-fous

Quel que soit le process, trois règles ne changent pas

Une condition de déclenchement explicite, une validation avant toute action qui sort de chez vous, et une trace consultable permettant de remonter n'importe quelle action et de savoir pourquoi elle a eu lieu.

Cela vaut pour un flux de facturation comme pour un flux de planning ou de contrôle qualité. Un process particulier n'est pas une raison d'être moins rigoureux ; c'en est plutôt une de l'être davantage, parce que personne d'autre ne connaît ses pièges.