Archivage et classement

Où ça se range

Chez vous, à l'endroit que vous utilisez déjà

Il n'y a pas de coffre-fort maison à adopter. Le flux dépose la pièce là où votre équipe a déjà l'habitude d'aller la chercher, et cela change d'une entreprise à l'autre.

• Un espace de stockage en ligne – Drive, OneDrive, Dropbox, ou l'équivalent que vous utilisez.
• Un serveur de fichiers par FTP ou SFTP, souvent celui qui héberge déjà votre site.
• Un NAS dans vos locaux, si vous tenez à ce que rien ne sorte.
• Une gestion documentaire ou un logiciel métier qui a déjà son propre classeur.
• Notre serveur en France, si vous préférez ne pas vous en occuper.

Et plusieurs destinations à la fois quand c'est utile : la facture chez vous et dans le dossier partagé avec votre comptable, par exemple.

Le classement

Un nom qui veut dire quelque chose, et une arborescence qui tient

C'est là que se joue l'essentiel, et c'est ce que presque personne ne fait. Un dossier contenant trois cents fichiers nommés facture(2).pdf n'est pas un archivage, c'est un débarras.

Chaque pièce est nommée selon une règle décidée avec vous et appliquée sans exception, du type année-mois-jour, type de pièce, client, numéro. Le tri alphabétique devient un tri chronologique, et vous retrouvez une pièce en la lisant, sans l'ouvrir.

L'arborescence suit la même logique : par année, puis par client ou par chantier, puis par nature. Elle est écrite dans un document d'une page que vous gardez, pour qu'un nouvel arrivant la comprenne en deux minutes.

Ce qui se range

Pas seulement les factures

Dès qu'un flux produit ou reçoit un document, il sait le ranger. Ce sont souvent les pièces les moins formelles qui manquent le plus le jour où on les cherche.

• Devis, factures, avoirs, bons de commande et de livraison.
• Photos de chantier – avant, pendant, après – classées par chantier et datées. Elles servent en cas de litige et alimentent votre site.
• Pièces reçues : factures fournisseurs, attestations, certificats, procès-verbaux de réception.
• Échanges qui engagent : la validation d'un client par message, archivée avec le dossier.
• Documents administratifs à date d'expiration – assurances, habilitations, contrôles – avec un rappel avant l'échéance.

Les obligations

Conserver, et pouvoir retrouver en cas de contrôle

Les pièces comptables et les factures se conservent plusieurs années – dix ans pour l'essentiel des documents comptables. La durée exacte dépend de la nature de la pièce, et c'est votre comptable qui vous la confirmera pour votre situation.

Ce qui nous concerne, c'est que le dispositif tienne cette durée : une arborescence stable, des sauvegardes, et surtout la capacité de retrouver une pièce précise sans y passer un après-midi. La facturation électronique ajoute ses propres exigences, dont il vaut mieux tenir compte dès maintenant.

Côté données personnelles, le principe inverse s'applique : ce qui n'a plus de raison d'être conservé doit être supprimé. Les durées de conservation sont définies avec vous et inscrites au registre des traitements.

La sécurité

Un archivage sans sauvegarde testée n'est pas un archivage

Un espace de stockage en ligne n'est pas une sauvegarde : un fichier supprimé par erreur ou chiffré par un rançongiciel se synchronise partout en quelques secondes. C'est une confusion très répandue et très coûteuse.

Nous mettons donc en place une copie distincte, sur un autre support, et nous testons une restauration réelle plutôt que de supposer qu'elle fonctionne. Les accès au stockage utilisent un compte dédié aux droits minimaux, révocable par vous en une minute.