Automatisation de vos process

La doctrine

Une automatisation qui agit sans contrôle est un risque, pas un gain

Un message parti chez le mauvais client, une relance envoyée trois fois, une facture avec le mauvais montant : une automatisation mal posée fait des dégâts plus vite qu'un humain fatigué.

C'est pour cela que chaque flux que nous installons comporte trois choses : une condition de déclenchement explicite, une validation avant toute action qui sort de chez vous, et une trace permettant de remonter n'importe quelle action et de savoir pourquoi elle a eu lieu.

Traitement des demandes

Répondre en moins d'une minute, même la nuit

La première réponse décide souvent de l'affaire. Celui qui répond dans l'heure signe, celui qui répond le lendemain découvre que le client a déjà rappelé quelqu'un d'autre.

• Accusé de réception immédiat, avec le délai de réponse réel et non une formule creuse.
• Qualification automatique : nature du besoin, zone, budget approximatif, urgence.
• Notification chez vous, déjà triée, avec ce qu'il faut pour décider en dix secondes.
• Relance si la demande reste sans suite au bout de deux jours, puis de cinq.

Devis et facturation

Le devis préparé pendant que vous êtes encore sur le chantier

À partir de la demande qualifiée et de votre bibliothèque de prestations, le devis est pré-rempli et vous attend. Vous corrigez, vous validez, il part. Ce qui prenait une heure le soir prend deux minutes.

Même logique ensuite : relance du devis sans réponse, facture à l'acceptation, relance d'impayé, et préparation des écritures pour votre comptable.

Le détail du flux devis et facturation

Liaison des outils

Faire parler entre eux les logiciels que vous avez déjà

Le problème est rarement qu'il manque un outil. Il est qu'ils ne se parlent pas, et que quelqu'un recopie à la main d'un écran à l'autre. C'est ce travail-là qu'on supprime.

• Site et boutique en ligne vers votre gestion commerciale.
• Formulaires et messagerie vers votre fichier client.
• Agenda, planning d'équipe et rappels de rendez-vous.
• Stocks, commandes fournisseurs, tableaux de suivi.

Le détail des liaisons possibles

Ranger ce qui est produit

Chaque pièce générée part là où vous la retrouverez

Une facture, un devis, une relance, une photo de chantier : dès qu'un flux produit un document, il sait le déposer sur votre espace de stockage, votre serveur, votre NAS ou le dossier partagé avec votre comptable. Plusieurs destinations à la fois si c'est utile.

Et surtout, tout est classé correctement : un nom normalisé qui se lit sans ouvrir le fichier, une arborescence par année et par client, une règle écrite qu'un nouvel arrivant comprend en deux minutes. Un dossier de trois cents fichiers mal nommés n'est pas un archivage.

Le détail de l'archivage et du classement

Intelligence artificielle

De l'IA là où elle apporte quelque chose, nulle part ailleurs

L'intelligence artificielle sait très bien lire un message et en extraire le besoin, résumer un échange, rédiger un brouillon de réponse ou classer des documents. Elle ne sait pas décider à votre place, et on ne lui donne jamais ce pouvoir.

Les données personnelles de vos clients sont anonymisées ou pseudonymisées avant tout envoi vers un service d'IA, et vous savez toujours quel flux en utilise. C'est une exigence, pas une option.

Notre position sur l'IA, en détail

Surveillance

Si un flux s'arrête, on le sait avant vous

Une automatisation qui tombe en panne silencieusement est pire que pas d'automatisation du tout : vous croyez que les relances partent, et elles ne partent plus depuis trois semaines.

Chaque flux est surveillé. Une interruption déclenche une alerte de notre côté, et la reprise fait partie du forfait mensuel. C'est le sens du nom de l'agence.